23 Eylül 2020, Çarşamba

Covid -19 Süresinde Otel Personelinin Optimize Kullanılması

Coronavirüs pandemisinin turizm otel endüstrisindeki etkilerine devam ederken, otel endüstrisinin özellikle personel yapılandırılması hususunda yeni uygulamalara da adapte edilmesini gerektirecek önemli değişikliklere hazır olmaları gerekmektedir.

Yeni realite, özellikle otel doluluk oranlarının bilinmezliği üzerine öngörülmektedir.Virüsün sürekli değişiklikler göstermesi, otellerin, bir ay, bir hafta, bir yıllık doluluk oranlarını bilinmezliğe sevketmektedir. Öngürülemezlik, büyük paraların kaybedilmesine, büyük zararlara sebep olabilir.

Örnek olarak, bir sonraki hafta giriş yapacak misafir sayısını 700 olarak öngören bir hotel,personel programını da buna göre ayarlar. Ancak, haftanın sonunda veya ortasında virüsün yayılma oranının artması karşısında, iptaller doğal olarak yapılacak,doluluk oranınızı yüzde 60’lara veya daha altına düşürecektir. Buna rağmen, otelinizin operasyonel durumunu gözönüne alarak personel düşürme yoluna gitmeyecek ve otel personel programında zorluklarla karşılaşacak, ve sonunda personele 700 kişilik doluluk oranı üzerinden ödemelerini yapmak zorunda kalacaksınız, zira otelin faaliyeti bir yerde durmamalıdır.

Ülke genelinde, pandemi sonrasında yeniden açılan otellerde, doluluk oranları minimum düzeyde tutulup,kar marjları da çok düşük kalacak şekilde öngörüler yapılmalıdır. Bu da muhtemelen otelin hizmet kaltesinde düşüklüğe neden olacaktır. Pandeminin, yeni bir aşı bulunmasının 2021’e kadar sürmesi halinde, geleceğin endüstriye neler getireceği belli değildir.

GÖREV TANIMLI İŞ

Otellerin pandemi sırasında düşük doluluk oranlarında karlılıklarını sürdürebilmeleri için, tek bir vardiya’da bile çok yönlü sorumlulukları alabilecek düzeyde personel alımı yapılmalıdır. Ancak bu o kadar kolay değildir. Bu, iş özelliğine göre odaklanmış personelin, görev odaklı olarak dönüşümünü ve eğitimini gerektirir. Personel ne kadar çok yönlü olursa, o kadar verimli olur.

Bir vardiyada, çeşitli görevlerde performans gösteren bir eleman ANAHTAR elemandır; ön büro hizmetleri  sorumluluğu yanında, yoğun zamanlarda restoranda servise katkı sağlar. Sorumluluğa bakılmaksızın,personel, iş pozisyonlarından ziyade, değişik görevler için eğitilmelidir. Buna otelcilikte cross training diyoruz. Özellikle zincir otellerde işe alınan personelde bu özellikler aranmakta ve otel içi eğitimler buna göre yapılmaktadır.

Cross training almış bir personel, otele, personel masraflarını istenilen seviyede tutulmasını sağlayan ve hizmetin kalitesinde ödün verilmeden, hep elde tutulması gereken bir personeldir.

FLEKSİBİL İŞ PROGRAMLANMASI

Pandemi süresince dikkate alınması gereken en önemli konulardan biri de personel programının flexibil ayarlanmasıdır. Gerçekte; ortalama personel sayısı düşürülmüş; okulların kapanmasıyla evde çocuk bakmak zorunda olan ebeveynler; zorunlu karantinaya alınarak işinden belirli bir süre ayrılmaya zorlanmış bir müdür; çeşitli nedenlerle 3 günlük bir iş programı talep eden bir bulaşıkçı fleksibil bir programı zorunlu hale getirmektedir. Bu tür durumlarda oteller, personelin iş programlarını, bu tür zorunlu değişiklikleri her an zorlanmadan uygulayacak flexibil çalışma programı uygulamalıdırlar. Bu düzenleme,personelin gereksinmelerine göre uyarlanabilirse, verilecek hizmetlerde bir düşme olmaz. Personele yapılacak teklifler arasında; haftada 3 kez 12 saatlik çalışma veya 4 defa 10 saatlik çalışma veya standart haftada 5 gün 8 saatlik çalışma program teklifleri, personeli hem rahatlatacak hem de işini kaybetme korkusundan uzak tutacaktır. Otelin yoğun zamanlarında durumlara karşın, flexibil personel çalışmasının otelin iş ve personel masraflarının iyileştirilmesinde ne kadarlık bir artı katkıda bulunduğu hesaplanmalıdır.

DOLULUK ORANINA GÖRE PERSONEL YAPILANDIRILMASI

Covid-19 nedeniyle personel sayısının optimize edilmesinin  3.yolu , üç günlük  tahmini forecast’ın orijinal forecastla karşılaştırılarak iş programının yapılmasıdır. İyi ve becerikli bir organizasyon, başarı için en büyük fırsattır. Öngörüler kısa süreli değişikliklere göre yapılmalı ve gereksinimlere çabuk cevap vermelidir. Etkin bir sistem, mevcut iş programını, yeni personel ihtiyacına göre çabuk bir şekilde hesap eden ve çözüm bulan ve ihtiyaçların yükselip veya düştüğünü bulan sistemdir. Farklılıklar tesbit edildiğinde, ilave personel alınması veya düşürülmesi, mobil iletişim teknolojileri vasıtasıyle personelllere ulaşılmalıdır. Minimum çalışma vardiyasını kabul edecek personel listelerinin hazır olması ve süratle alımın veya eksiltmenin yapılması, otellerin karlılık düzeylerinin artmasını veya aynı seviyede kalmasını sağlayacak faktörlerdir.